ヘルプ

AI 返信スタイルの書き方

SuccocoPon の 「AI 返信スタイル指示 (自分用)」 欄に、自分の書き味を一言で書いておくと、AI が生成する下書きが自分らしくなります。このページは、その書き方に迷ったときの参考集です。難しい prompt engineering の知識は不要、日常語で大丈夫です。

まずは「3 + 1」だけ

書き味の指定は、つぎの 3 点 + 1 点で考えると失敗しにくくなります。全部書く必要はなく、思いつく所だけでも十分です。

相手との関係 — 取引先 / 社内 / 上司 / 目上 / 同僚 / 初対面など。敬語の強さと配慮の深さが決まります。
印象 (雰囲気) — 「ていねい」「温かい」「率直」「やわらかい」「かしこまり」など、伝えたい感じを 1〜2 語で。
長さと構成 — 「短め」「結論先行」「箇条書きOK」「ふつう」「丁寧め」など。
避けたいこと — 「上から目線にしない」「催促っぽくしない」「言い訳しない」など、特に出したくない印象を 1 つだけ。

そのまま貼れるテンプレ

迷ったら、まずこのうち 1 つをコピペして少しだけ書き換えてみてください。

・取引先向け、ていねいで温かく、短め、結論から
・回りくどくしない。専門用語は最小限。

・社内向け、少し口語。要点先行で 2〜3 文。
・装飾は控えめ。装飾よりスピード重視。

・敬語はやわらかめ、ただし馴れ馴れしくしない。
・段落は 2〜3 文ごとに改行。確定でない事項は「確認させてください」を添える。

・かしこまり強め、目上向け。
・「いつもお世話になっております」など定型は省かない。
・新しい約束や期日を勝手に足さない。

よく使えるフレーズ集

「自分が言いたいニュアンス」が日常語で出てこないときに、下から借りてください。

そのまま書ける指示	伝わる意味
ていねいだが、かしこまりすぎない	礼儀は保つが、堅苦しさは抑える
やわらかいが、回りくどくしない	クッション表現は使うが冗長にしない
短めで、結論から入る	先に要点を提示し、その後に補足する
温かいが、距離を詰めすぎない	親しみは出すが、なれなれしくしない
お詫びは誠実に、言い訳っぽくしない	責任回避に見えないようにする
専門用語は必要最小限	非専門家にも読める文面にする
相手を急かさないが、次の行動は明確にする	配慮と前進の両立
社内向けなので少し口語で	文章をやや軽くする
率直だが、きつくしない	はっきり伝えるが攻撃的にしない
メールらしい定型感は残す	文頭・結びのメールらしさを維持する

NG 例と直し方

「〜しないで」だけで終わると、AI は代わりに何をすべきか判断できません。代わりにどうするかもセットで書くと、出力が安定します。

NG 例	弱い理由	言い換え例
いい感じにしてください	具体性がない	ていねいで温かく、短めにしてください
失礼のないように	基準が曖昧	取引先向けなので、かなり丁寧にしてください
普段の私っぽく	AI に判断材料がない	やわらかいが、結論は早めです
ちゃんとして	何を指すか不明	件名付き、2 段落、敬語で整えてください
催促っぽくしないで	禁止だけで代替がない	急かさず、状況確認として自然に聞いてください
絶対にやさしく	強い制約すぎて他条件と衝突しやすい	基本はやさしく、ただし結論は明確にしてください

用途別の作例集

典型的なシーンごとの、短い入力例と、そこから期待される返信のイメージです。指示そのものを書く参考にしてください (シーン自体を毎回書く必要はありません。ここの目的は、書き味指示の粒度感を掴むことです)。

用途	書き味指示の例	期待される返信のサンプル
取引先の日程調整	取引先向け。ていねいで温かく。短め。結論から。	ご連絡ありがとうございます。来週水曜 15 時で承知しました。当日はどうぞよろしくお願いいたします。
社内の承認返信	社内向け。少し口語。要点先行。二文で。	確認しました。こちらで進めて問題ありません。必要があれば夕方までに補足します。
お礼メール	温かく、少し余韻あり。短すぎない。	昨日はお時間をいただき、ありがとうございました。いただいたお話を踏まえて、こちらでも整理を進めます。
お詫びメール	誠実。言い訳しない。かなり丁寧。	ご連絡が遅くなり、申し訳ありません。確認に時間を要しておりました。本日中に改めて詳細をご共有いたします。
断りの返信	角を立てない。理由は簡潔。代替案を入れる。	せっかくお声がけいただいたのですが、今回は見送らせてください。もし来月以降でもよろしければ、改めてご相談できればうれしいです。
やんわり催促	急かしすぎない。淡々と。やわらかく。	先日の件、その後ご状況いかがでしょうか。差し支えなければ、ご予定だけでもお知らせいただけますと助かります。
採用候補者への返信	丁寧。安心感。透明性。ややフォーマル。	ご応募ありがとうございます。現在、順次選考を進めております。結果は来週中を目安にご連絡いたします。
顧客サポート	やさしい言葉。安心感。箇条書き可。	ご不便をおかけしています。まずは、以下の二点をご確認ください。解消しない場合は、こちらで追加対応いたします。
上司への状況報告	簡潔。結論先行。装飾なし。	本件、先方の確認待ちです。現時点の懸念は納期のみで、その他は想定通り進んでいます。
目上への相談	かしこまり。配慮多め。少し長め。	お忙しいところ恐れ入ります。ご都合のよいタイミングでご確認いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
仲の良い同僚への返信	親しみやすい。少しくだける。軽さあり。	ありがとう、助かった。これでなんとか間に合いそう。また詰まったら相談させてください。
依頼を受けた確認返信	丁寧。前向き。短め。	承知しました。内容を確認のうえ、明日中にご連絡いたします。

もっと細かく調整したい場合

書き味は、つぎの属性を組み合わせて書くと、思った通りに近づきます。全部入れる必要はなく、気になる項目だけで OK です。

属性	選択肢例	書き方の例
丁寧さ	カジュアル / ていねい / かなり丁寧 / かしこまり	かなり丁寧で、敬語は崩さない
口語 / 文語	口語寄り / 標準 / 文語寄り	口語寄りで、自然な話し言葉に近づける
長さ	一文 / 短め / 標準 / 丁寧め	短めで、最大 3 文まで
雰囲気	中立 / 温かい / 前向き / 落ち着いた / お詫び寄り / 喜び寄り	落ち着いた雰囲気で、感情表現はひかえめ
専門用語の量	やさしい / 標準 / 専門的	専門用語は最小限。意味の補足を入れる
伝え方の直接性	やわらかい / バランス / 率直	やわらかいが、結論は明確に
軽さ・ユーモア	なし / ひかえめ / 少し	軽さは不要、フォーマル寄り
形 (フォーマット)	段落 / 結論先行 / 箇条書き / 件名付き / 定型メール調	結論先行、必要なら箇条書き 3 項目まで
記号・絵文字	使わない / 控えめ / 許容	絵文字や ! は使わない

安全とプライバシーの注意

スタイル指示には、なるべく 属性 (印象や構成) を書き、個人を特定するような情報や繊細なデータは避けてください。

気をつけたいこと	推奨
個人情報 (氏名・連絡先・住所など)	スタイル指示欄には書かない。下書きの本文側で必要な所だけ参照する。
病歴・健康情報などの要配慮個人情報	原則として AI に渡さない。文体指示の文脈で書く必要は通常ない。
他人そっくりの文体模倣	「○○さんっぽく」のような特定個人名での完全模倣は避ける。「温かい」「率直」など属性で書く。
「若い女性っぽく」など属性指定	性別・年齢・国籍などに基づく指定は避ける。「明るい」「簡潔」「落ち着いた」など文体属性で。
契約・補償・期限など法的に重い内容	AI 下書きをそのまま送らず、必ず人が確認してから Gmail で送信。 SuccocoPon は自動送信を行いません。

おまけ: つい試したくなる指示集

実務には向きませんが、息抜きに 1 回だけ試してみたくなる例を集めました。飲み会の話題用、Slack の小ネタ、AI の性格の幅を体感する用にどうぞ。送信前の確認はくれぐれもお忘れなく…。

スタイル指示	こうなる予定
全部関西弁で、テンション高めに	「ほんま助かりますわ〜!ほな水曜 15 時で行きまひょか!」
戦国武将口調。語尾は「〜でござる」	「承知でござる。水曜 15 時、馳せ参じる所存でござる」
ハードボイルド探偵風。短く、影のある一文で	「了解した。水曜 15 時、そこへ行く。雨が降っていなければな」
俳句調。返信は必ず五七五で締める	「承知です / 水曜 15 時 / お待ちします」
哲学者風。本題の前に必ず存在についての一文を入れる	「会議とは、未来の自分との約束である。承知しました…」
ラーメン屋の頑固店主風。短く、ぶっきらぼうに	「水曜 15 時、来な。以上。」
シェイクスピア風。やたらと比喩を入れる	「あなたのご提案は、霧深き朝に差し込む一筋の光のごとし…」
取扱説明書風。手順番号 1, 2, 3 で返信	「1. ご連絡を受領 2. スケジュールを確認 3. 水曜 15 時にて承諾」
絵文字てんこ盛り。文末すべてに 3 個	「承知しました 🙌✨🎉 水曜 15 時で行きましょう 🚀🔥💪」
必ず 3 語以内で返す	「了解。水曜行きます。」
客室乗務員風。常に安全と丁寧さ優先	「お問合せ誠にありがとうございます。水曜 15 時、心よりお待ちしております」
取材記者風。返信の最後に必ず追加質問を 1 つ	「承知しました。ところで、当日の議題は最終確定でしょうか?」
RPG の村人風。重要情報は太字で言いたがる	「冒険者よ、その用件承った!次の地は水曜 15 時だ!」
ポエム調。改行多めで余韻たっぷり	「承知しました、と / 静かに頷きました、その水曜の / 15 時に。」
司会者風。必ず「さて、」で始める	「さて、ご連絡ありがとうございます。水曜 15 時でお願いします!」

※ あくまでおまけ。実際にクライアントに送らないようご注意ください。保存したあとは「デフォルトに戻す」感覚で、シンプルな指示に書き直しておくのがおすすめです。

最後に

禁止ではなく代替を書く — 「冷たくしないで」より「温かいが簡潔に」。
長く書きすぎない — 400 字以内を目安に。条件を盛りすぎると矛盾して逆効果になりがちです。
何回か触って馴染ませる — 1 回で完璧を狙わず、生成された下書きの違和感を見て少しずつ調整します。
新しい約束を AI に足させない — 「元メールにない期日や約束を勝手に追加しない」と一文入れておくと安心です。

この欄に書いた内容は、AI に下書きを依頼するたびに自動で添えられます。いつでも設定画面から変更できます。